Guía paso a paso para el seguimiento de proyectos

Gestionar una sola tarea es bastante sencillo: la haces y la envías a revisión una vez finalizada.

En realidad, un típico proyecto consta de diferentes piezas que deben coordinarse para cumplir con los plazos. La falla de una sola de las piezas puede provocar retrasos y pérdidas económicas.

Mantener todo en el camino correcto no es fácil. Es por eso que cada proyecto necesita contar con un sistema para monitorear y evaluar su progreso.

Suena bastante obvio, pero ¿cómo se lleva a cabo en la práctica?

En este artículo, analizaremos en profundidad qué es el seguimiento efectivo y la evaluación de proyectos, por qué es importante y cómo implementarlo en tu empresa. También te compartiremos una plantilla que puedes personalizar y usar para poner en práctica lo que has aprendido.

Empieza ya

¿Qué es el seguimiento o monitoreo de proyectos?

El seguimiento o monitoreo de un proyecto es el proceso mediante el cual se controla de cerca todo el ciclo de vida de la gestión del proyecto y garantizar que las actividades del proyecto estén encaminadas.

El éxito de un proyecto depende de una estructura claramente definida y una adecuada planificación de actividades. No tener un plan de proyecto es como construir una casa sin un plano: posible, pero increíblemente difícil y con mucho margen de error.

¿Por qué es importante hacer seguimiento del progreso de un proyecto?

Hacer seguimiento del progreso de un proyecto ayuda a que todo el equipo se enfoque en completar el trabajo más importante, mantenerse en el calendario y gestionar bien el presupuesto.

Al monitorear los avances del proyecto en todas las fases del proyecto, puedes llevar un control de listas de tareas, la gestión de recursos, fechas límite y posibles cuellos de botella, incluso en proyectos complejos.

Con el seguimiento del progreso, puedes:

• Mantenerte al tanto de los plazos y entregables para evitar retrasos
• Controlar el presupuesto del proyecto y evitar gastos excesivos
• Detectar cuellos de botella a tiempo y ajustar el plan original para evitar más contratiempos
• Colaborar de forma eficiente con toda la información centralizada en una sola plataforma, como monday work management

El seguimiento del progreso le da al gestor del proyecto una visión clara de cómo va todo. Esta visibilidad le permite realizar los ajustes necesarios, asignar tareas pendientes de forma efectiva y corregir el rumbo del proyecto si es necesario. También ayuda a mantener a todos alineados, reducir ineficiencias y lograr buenos resultados, incluso en proyectos complejos.

La mejor forma de empezar a hacer seguimiento y control de proyectos es definiendo objetivos generales claros, creando un plan de proyecto y usando herramientas de seguimiento que te ayuden a organizar y centralizar toda la información.

monday work management te permite organizar cada fase del trabajo en una sola plataforma, dándote la confianza para obtener resultados.

¿Cuáles son las etapas de un proyecto?

La falta de metas y objetivos mensurables es el motivo principal por el cual los proyectos fracasan.

Los objetivos son importantes para cualquier proyecto porque actúan como guía. Pero solo fijar un objetivo no es suficiente. Debes controlarlo para verificar si realmente lo estás cumpliendo.

El seguimiento del proyecto consiste en comparar el rendimiento real con los objetivos que estableciste, tomar decisiones con conocimiento y asegurarte del rumbo del proyecto. Si no alcanzas los hitos del proyecto, por ejemplo, entregar un prototipo dentro de un tiempo específico, el proyecto tiene muchas posibilidades de fracasar.

Un proyecto se puede dividir en cinco fases dentro del ciclo de vida de la gestión del proyecto: Fase de inicio, Fase de planificación, Fase de ejecución, Fase de cierre y Fase de seguimiento y control.

Analicemos estas etapas más detalladamente:

• Fase de inicio: la etapa de inicio del proyecto describe los pasos y procesos que deben aprobarse antes de comenzar la planificación de proyectos.
• Fase de planificación: la etapa de planificación del proyecto determina el alcance del proyecto y detalla los procesos para la etapa de ejecución.
• Fase de ejecución: la etapa de ejecución del proyecto implica la realización de las actividades definidas en la etapa de planificación.
• Fase de cierre: la etapa de cierre del proyecto finaliza el proyecto y su finalización se comunica a todas las partes interesadas.
• Fase de seguimiento y control: la etapa de seguimiento y control implica asegurarse de que la ruta del proyecto va por buen camino e incorporar los ajustes necesarios. Esta etapa ocurre al mismo tiempo que las etapas de planificación y ejecución.

El seguimiento del proyecto es la “parte de seguimiento” de la fase de seguimiento y control.

Implica medir los detalles relacionados con el proyecto, como por ejemplo, presupuestos, cronogramas, alcance, etc., con respecto a tus objetivos para asegurarte de que vas por el camino correcto.

Ahora analicemos la evaluación del proyecto.

¿Qué es la evaluación de proyectos?

La evaluación del proyecto es la “parte de control” de la etapa de seguimiento y control. Implica observar la información que se recopila durante el seguimiento de proyectos y el proceso de control de proyectos, ejecutar las medidas necesarias y tomar decisiones basadas en ella, por ejemplo, ¿necesitamos ajustar el cronograma del proyecto o acelerar ciertos procesos para cumplir con los plazos?

No todos los proyectos salen según lo planeado. Los costos pueden exceder el presupuesto inicial, los miembros del equipo pueden incumplir los plazos debido a un cambio en el alcance, una parte interesada puede retirarse repentinamente, etc.

Pero los problemas del proyecto también son oportunidades de aprendizaje perfectas para identificar dónde empezaron a salir mal las cosas en el plan original del proyecto.

De esto se trata un marco de evaluación del proyecto. Evaluar por qué un proyecto se está desviando de la ruta del proyecto da lugar a la intervención.

En el mejor de los casos, puedes descubrir un problema lo suficientemente temprano como para retomar el rumbo del proyecto. En el peor de los casos, obtendrás información valiosa que podrás usar para mejorar los flujos de trabajo a futuro.

El proceso de evaluación ocurre durante todo el proyecto e incluye los ajustes necesarios como parte del proceso de seguimiento, no solo después de que se cumplen los objetivos del proyecto. También puede haber evaluaciones más profundas en hitos importantes, como la retrospectiva al final de un sprint.

Las empresas desperdician una promedio de 11,4% de su inversión debido a un rendimiento del proyecto deficiente. El seguimiento de proyectos y la evaluación de proyectos son herramientas de gestión que te ayuda a mejorar la eficiencia general de un proyecto detectando y resolviendo problemas antes de que sea demasiado tarde.

Veamos cómo puedes empezar.

Consejos para lograr un seguimiento de proyectos efectivo

El seguimiento del progreso va más allá de cumplir con los plazos y actualizar tareas pendientes. Aplica estas estrategias para enfrentar desafíos comunes y mantener el impulso del proyecto:

Identifica riesgos potenciales desde el inicio
Supervisa de forma proactiva los riesgos potenciales que puedan afectar el control de tareas. Detecta patrones como retrasos frecuentes en determinadas tareas repetitivas y utiliza herramientas de seguimiento predictivas para anticipar cuellos de botella. Las funciones de seguimiento efectivo de riesgos potenciales en monday work management te permiten mantener el control ante estos escenarios.

Estandariza los reportes de avance del proyecto
La consistencia es fundamental al realizar seguimientos entre equipos. Define un formato estándar para los reportes de progreso del proyecto que incluya hitos, obstáculos y próximos pasos. Esto asegura una comunicación clara, facilita la implementación de medidas correctoras, evita malentendidos y le da claridad al director de proyecto.

Crea vistas personalizadas por rol
Ofrece a cada integrante del equipo una vista adaptada a sus responsabilidades, mientras que los gestores de proyectos pueden acceder a una visión global. Las opciones de vistas personalizadas en monday work management facilitan este enfoque centrado en el rol.

Documenta los aprendizajes
A medida que el proyecto avanza, reserva momentos para registrar tanto los logros como las dificultades. Documentar los aprendizajes mejora el seguimiento efectivo actual y proporciona información valiosa para la planificación de actividades futuras. Puedes almacenar esta información en una lista de tareas, tableros o una herramienta de seguimiento compartida dentro de monday work management.

Empieza ya

Utiliza los hitos para reconocer el progreso
Reconoce el esfuerzo del equipo celebrando los hitos alcanzados, sean pequeños o significativos. Este tipo de reconocimiento fortalece la motivación y fomenta el compromiso. Las funcionalidades de hitos en monday work management te permiten destacar y compartir fácilmente estos logros.

Cómo empezar con el seguimiento y la evaluación de proyectos

El proceso de seguimiento y la evaluación del proyecto te permiten tomar mejores decisiones sobre proyectos en curso y futuros. A continuación se muestran algunos marcos y pasos que puedes seguir para comenzar con el seguimiento de tareas.

1. Crea un plan de seguimiento y evaluación de tus proyectos

El primer paso es crear un proceso para monitorear y evaluar tus proyectos. Comienza con los siguientes pasos:

• Organiza tus proyectos considerando el flujo del alcance: necesitas una plataforma de gestión para capturar y organizar tus datos recopilados en un solo lugar. Usa herramientas de seguimiento de proyectos y otras herramientas disponibles para controlar las diferentes etapas de un proyecto. A continuación te mostramos un ejemplo de cómo los equipos monitorean el alcance de sus proyectos en monday.com:

• Identificar responsabilidades: ¿Quién será responsable de monitorear cada etapa del proyecto y realizar evaluaciones? ¿Cómo determinarán y medirán el éxito del proyecto? Designa los roles de las partes interesadas lo antes posible y crea una lista de tareas y responsabilidades para facilitar la delegación de tareas.
• Registra los cuellos de botella del proyecto: ¿Cuáles fueron algunos de los problemas o cuellos de botella que tú o el equipo de tu proyecto experimentaron? Recopila esos incidentes, cómo los abordaste y cuál fue el resultado usando un diagrama de flujo de decisiones.
• Crea un plan de evaluación: ¿Realizarás una evaluación por semana o una vez que finaliza cada etapa del proyecto? Recopila comentarios de tu equipo en el panel de tareas para conocer sus opiniones sobre cómo se pueden mejorar los flujos de trabajo y el flujo del alcance.

2. Supervisa el rendimiento en tiempo real

Tanto si estás gestionando un proyecto de construcción o lanzando un producto nuevo, debes tener una vista en tiempo real de lo que está sucediendo para monitorear tus proyectos y tomar decisiones informadas.

Aquí te presentamos un ejemplo de cómo el equipo de monday.com monitorea y gestiona la implementación de un proyecto en tiempo real:

Monitorear el desempeño en tiempo real te permite realizar un seguimiento del progreso de las tareas individuales de cada miembro del equipo y optimizar la asignación de recursos en consecuencia.

Si hay algo que no quieres es trabajar con información desactualizada, que es exactamente el tipo de problema que tuvo M Booth, una agencia de relaciones públicas digitales de Nueva York.

Su equipo estaba copiando y pegando información de Basecamp en una hoja de cálculo para verlo todo en un solo lugar. Pero surgieron problemas cuando una plataforma se actualizó y la otra no. Como consecuencia, algunos empleados estaban trabajando con datos obsoletos.

Haz clic aquí para leer la historia de M Booth en inglés y acceder a la plantilla de seguimiento que ahora usan para monitorear todo en un solo lugar.

3. Evalúa los informes del proyecto

¿Se realizó la entrega de proyectos a tiempo y con todas las tareas completadas? ¿O hubo contratiempos inesperados?

El seguimiento y la evaluación de proyectos se trata justamente de responder estas preguntas. Sin embargo, para encontrar las respuestas debes recopilar los datos del proyecto correctos y evaluar los resultados.

Ejecuta la generación de informes de un proyecto en curso o completado y evalúa tus indicadores clave de rendimiento (KPI), que son métricas que miden el desempeño de tu proyecto, para garantizar resultados de alta calidad.

Revisar cada informe de proyecto te ayuda a comprender cómo es el desempeño de tu equipo en relación con sus objetivos del proyecto y determinar dónde comenzaron a desviarse los cronogramas.

Aquí hay un vistazo rápido de un informe de proyecto creado en monday.com:

4. Mejora los procesos del flujo de trabajo

Si un proyecto no cumplió con la fecha límite, profundiza para descubrir por qué sucedió. ¿Cuáles fueron algunos de los contratiempos? ¿Cómo se resolvieron finalmente?

Utiliza nuestra plantilla de gestión de incidentes para registrar los incidentes y cómo los resolviste.

Si alguien de tu equipo tiene un problema similar en proyectos futuros, puede consultar el panel de tareas para encontrar una solución.

Empieza ya

5. Concéntrate en aprender y mejorar

El seguimiento y el control de proyectos te permite llevar el control del proyecto, evaluar el avance del proyecto y mejorar los procesos. Un solo cambio puede tener un gran impacto en futuros proyectos.

Por ejemplo, el equipo de monday.com convirtió horas de reuniones tediosas en una sola sesión de 20 minutos simplemente agregando más tableros.

Pero también reconocemos que siempre hay margen para mejorar, por lo que el equipo se centra constantemente en aprender y mejorar. Esa es la recompensa adicional del seguimiento y la evaluación de proyectos.

Incluso después de implementar un nuevo cambio en la ruta del proyecto, analiza si hay ajustes necesarios. Continúa aprendiendo y optimizando tu sistema de evaluación para que tus procesos de trabajo sean aún más productivos.

Conclusión

En un mundo ideal, todos tus proyectos se desarrollarán de acuerdo con lo planeado, culminando con una entrega de proyectos exitosa. Todo se finalizaría a tiempo y dentro del presupuesto.

Pero eso no siempre sucede en la realidad: los empleados pueden incumplir los plazos debido a emergencias personales, las partes interesadas externas pueden echarse atrás sin explicación, etc.

El proceso de seguimiento y la evaluación del proyecto te permiten identificar y mitigar problemas que pueden afectar el alcance, la calidad, el cronograma o el presupuesto del proyecto. Luego puedes tomar esos conocimientos y utilizarlos para optimizar procesos para proyectos futuros.

Usa esta plantilla de seguimiento de proyectos para monitorear proyectos y obtener un panorama general del estado de todo, todo desde un solo lugar. Puedes personalizar fácilmente la plantilla de seguimiento, incluir un diagrama de flujo si es necesario, crear una lista de tareas y un plan a tu medida.

Empieza ya