6 passos para escrever o plano de projeto perfeito

“Adoro quando um plano dá certo.” Os fãs da série clássica The A-Team (ou Esquadrão Classe A, como ficou conhecida em português) certamente reconhecerão essa frase, dita com entusiasmo por Hannibal Smith sempre que o grupo conseguia concluir uma missão quase impossível. Nos negócios, a lógica é parecida: por trás de todo projeto bem-sucedido, existe um plano bem elaborado – um verdadeiro roteiro de projeto que detalha as etapas e ações necessárias para atingir objetivos específicos.

É claro que é difícil imaginar Hannibal e sua equipe anotando resultados esperados e mapeando dependências de tarefas. Mas, no mundo real do gerenciamento de projetos, é justamente essa estrutura que oferece às equipes a orientação de que precisam para atingir metas estratégicas de forma consistente.

Neste artigo, apresentamos seis passos para criar a documentação completa de um plano de projeto. E para facilitar ainda mais o processo de preparação, também incluímos cinco templates prontos do monday work management.

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O que é um plano de projeto?

Um plano de projeto é um documento formal que descreve o escopo, os objetivos, o cronograma, os recursos e as principais atividades necessárias para a conclusão de um projeto. Ele funciona como um roteiro, oferecendo estrutura e orientação para sua equipe e as partes interessadas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Dessa forma, o plano ajuda a garantir que todos compreendam a direção do projeto, suas prioridades e o papel de cada um para o sucesso da iniciativa.

A seguir, apresentamos alguns termos comuns no contexto do planejamento de projetos. Vamos defini-los para que você tenha uma compreensão ainda mais clara de seu significado e aplicação.

Plano de projeto vs. plano de trabalho

Embora estejam relacionados, os planos de trabalho são menos abrangentes do que os planos de projeto. Enquanto um plano de trabalho se concentra em orientar as equipes na execução de metas específicas e de menor escala, o plano de gestão de projeto oferece uma visão estratégica e de alto nível dos objetivos de trabalho e resultados esperados para o projeto como um todo.

Plano de projeto vs. project charter

Um project charter fornece um panorama do projeto. É um documento formal e curto que declara a existência do projeto e autoriza os gerentes a iniciar o trabalho. O charter descreve os objetivos, metas de projeto e requisitos de recursos da iniciativa. Ele é criado na fase de iniciação do projeto, antes do plano, e apresentado às principais partes interessadas para aprovação.

Plano do projeto vs. escopo do projeto

Parte fundamental do seu plano de projeto é a declaração de escopo, que define de forma clara a dimensão e os limites do projeto. O escopo é documentado em três componentes: a declaração de escopo, a estrutura analítica do trabalho (WBS) e o dicionário WBS. Esses documentos funcionam como referência central para acompanhar o andamento do projeto, comparar os resultados planejados com os efetivos e evitar o desvio de escopo.

Plano do projeto vs. estrutura analítica do trabalho

Uma estrutura analítica do trabalho (WBS) é uma representação hierárquica das tarefas necessárias para concluir um projeto. Ela fragmenta grandes objetivos em atividades menores e gerenciáveis, facilitando a execução do plano. A WBS organiza o escopo em fases, subprojetos, entregas e pacotes de trabalho, todos interligados até a conclusão do projeto.

Plano do projeto vs. projeto ágil

Um projeto ágil adota uma abordagem oposta ao planejamento tradicional. Enquanto a gestão tradicional – também chamada de metodologia waterfall, ou em cascata – segue um processo sequencial e estruturado, os projetos ágeis utilizam ciclos incrementais e iterativos para entregar valor de forma contínua. Embora seja mais comum em equipes de desenvolvimento de software, a metodologia ágil pode ser aplicada a projetos de qualquer área.

O que um plano de projeto deve incluir?

Um planejamento de projeto eficaz incluirá:

• Objetivos e escopo: uma definição clara dos resultados e metas do projeto, bem como limites relativos ao que está e não está incluído.
• Cronograma: um cronograma com os principais marcos, prazos e a linha do tempo geral para a conclusão bem-sucedida. Os gráficos de Gantt são uma excelente maneira de apresentar essas informações.
• Estrutura analítica do trabalho: descreve como dividir uma tarefa maior do projeto em partes menores e mais gerenciáveis. É útil quando há vários membros da equipe trabalhando em tarefas diferentes ou simultâneas. Nesse caso, também pode ser necessário um planejador de projetos.
• Tarefas e atividades: uma descrição de todas as tarefas e atividades necessárias para atingir os objetivos do projeto, incluindo dependências e sequências.
• Recursos: para uma gestão de recursos efetiva, você identificará todos os recursos humanos, materiais, ferramentas de gestão de projetos e recursos financeiros necessários.
• Funções e responsabilidades: atribuição de responsabilidades por tarefas e atividades.
• Plano de gestão de riscos: lista os riscos potenciais do projeto que podem afetar seu sucesso e os planos para mitigá-los.
• Orçamento: estimativa dos custos básicos e como os recursos serão alocados financeiramente.
• Plano de comunicação: inclui as informações e conquistas que serão compartilhadas com as partes interessadas e colaboradores do projeto, incluindo métodos de geração de relatórios e possíveis obstáculos.

Benefícios de um plano de projeto

Quando é preciso concluir um projeto rapidamente, pode ser tentador partir direto para a execução. No entanto, dedicar tempo à preparação é fundamental, e por boas razões:

Os planos de projeto evitam o desvio de escopo

Cerca de 39% dos projetos sofrem desvio de escopo, situação em que a equipe realiza mais trabalho do que o planejado inicialmente. Grande parte desses desvios pode ser evitada ao levar em consideração atrasos inesperados ou mudanças de cenário dentro do plano do projeto.

Os planos de projeto mantêm todos focados

É fácil para uma equipe se desconectar dos objetivos do projeto em meio às tarefas diárias. Um plano de projeto sólido atua como um lembrete constante da direção final, ajudando a manter todos focados e motivados ao longo do processo.

Os planos de projeto identificam as necessidades de recursos

Ao criar seu plano de ação, é importante considerar todos os recursos necessários. Isso evitará que você se depare com falta de pessoal ou de recursos financeiros mais tarde.

Os planos de projeto promovem a responsabilização

Com funções e responsabilidades claras definidas no plano do projeto, os membros da equipe sabem exatamente o que se espera deles. Isso promove a responsabilização individual e garante que todos entendam seu papel para o sucesso do projeto.

Como criar um plano de projeto

Não há regras rígidas para um plano de projeto. Ele pode ser simples ou complexo, conforme a sua necessidade.

Algumas organizações criam um plano de projeto simples em um quadro branco ou o abordam brevemente em 1 ou 2 páginas. Outras entram em todos os detalhes de como o projeto deve ser executado.

Se você deseja criar um plano de projeto abrangente que cubra todos os ângulos, responda a estas 6 perguntas:

1. É necessário começar com um sumário executivo?

O sumário executivo deve estar no início do plano de gerenciamento e resumir seus aspectos mais importantes. Ele precisa reafirmar o propósito, destacar os pontos principais e descrever quaisquer resultados, conclusões ou recomendações do projeto.

Embora esteja localizado no início do planejamento, é recomendável escrevê-lo no final, para que seja possível extrair os pontos principais do restante do plano.

O sumário não deve ter mais de uma página, oferecendo um breve panorama dos seguintes pontos:

• Objetivo e as metas do projeto
• Metodologia/estrutura de projeto escolhida
• Entregas finais e critérios de aceitação
• Principais riscos de escopo e contramedidas
• Síntese dos marcos
• Um panorama do cronograma do projeto e dos riscos associados à programação
• Estimativas de recursos e gastos

Esse resumo do projeto facilita a compreensão das principais partes interessadas que não estão ativamente envolvidas no processo de planejamento.

Para um gerente de projetos, o sumário executivo serve como um rápido lembrete do objetivo, escopo, expectativas e limitações. Como um terço dos projetos não atinge seus objetivos originais, é importante que os gestores revisem o plano regularmente para que possam permanecer no rumo certo.

2. Qual é o escopo do projeto?

Poucas coisas são piores do que começar um projeto e ele acabar “inflando”. Ao definir o escopo do projeto, você estabelece os limites para as datas de início e término, bem como as expectativas sobre as entregas e quem aprova as solicitações – além do que precisa de aprovação – durante todo o processo.

Isso também envolve delinear os possíveis riscos associados ao cumprimento dessas expectativas e estabelecer contramedidas para mitigá-los. É essencial identificar exatamente quem é responsável pelo controle desses riscos.

3. Como você vai estruturar seu projeto?

Há diversas estruturas que podem orientar seu projeto, impactando a organização do fluxo de trabalho e a forma como as entregas são atribuídas e executadas.

Por exemplo, se você adotar a metodologia waterfall, o planejamento será feito integralmente no início, com as equipes trabalhando em cada fase de desenvolvimento de produto de maneira sequencial e no momento previamente definido.

Lembre-se de que a criação de muitas dependências na estrutura do projeto pode afetar negativamente seu sucesso, assim, tente encontrar maneiras de as equipes trabalharem de forma autônoma para alcançar os resultados em tempo hábil. Também é essencial equilibrar o número de responsáveis pelas aprovações: o suficiente para garantir a ordem, mas sem criar gargalos.

Por fim, inclua períodos dedicados ao compartilhamento de conhecimento entre os membros da equipe de projeto e planeje estruturas de comunicação que promovam a colaboração contínua, aumentando as chances de um projeto de sucesso.

4. Quais recursos você tem disponíveis?

Defina os recursos disponíveis para este projeto:

• Equipe
• Tempo
• Orçamento
• Tecnologia
• Recursos físicos

Você deve ser preciso ao avaliar o que será necessário, caso contrário, será como assar um bolo com os ingredientes errados.

Considere sua equipe, por exemplo.

Quando as equipes possuem os profissionais qualificados certos, os projetos têm 30% mais chances de sucesso. No entanto, um terço dos entrevistados acredita que suas equipes não possuem todas as habilidades necessárias para o projeto – uma receita para o fracasso.

Não adianta dizer que dois desenvolvedores de software serão suficientes e acabar percebendo que vai perder todos os prazos porque eles estão sobrecarregados. Se você quiser alocar seus recursos de forma eficaz para atender às expectativas, precisará ser realista quanto às limitações.

Isto pode implicar, por exemplo, no ajuste dos prazos se você tiver poucos funcionários ou no aumento do seu orçamento se precisar de mais equipamentos especializados.

5. Qual é o seu cronograma?

Organizações que incluem prazos em seus planos de projeto têm 52% mais chances de alcançar o sucesso. Ainda assim, 80% dos projetos não contam com uma programação formal — o que ajuda a explicar por que 43% das organizações relatam que raramente ou nunca finalizam projetos dentro do prazo.

Por isso, é fundamental adicionar uma seção de programação ao plano do projeto. Ela deve definir expectativas claras sobre quando as entregas serão feitas e como o cronograma será cumprido.

A programação pode variar conforme a metodologia adotada. Em projetos com fluxo de trabalho contínuo, o número de tarefas simultâneas deve ser adaptado à capacidade da equipe. Nesta etapa, é importante determinar o limite máximo de WIPs (work in progress, ou trabalho em andamento) permitidos em cada fase.

Por exemplo, em um projeto de criação de posts para blog do departamento de marketing, você pode ter 10 redatores, mas apenas 2 editores. Para evitar sobrecarga, será necessário limitar a quantidade de textos que podem ser enviados para edição ao mesmo tempo.

Independentemente da estrutura utilizada, a programação também deve incluir uma seção de gestão de riscos, detalhando possíveis fatores que possam atrasar as entregas ou gerar gargalos, além de apresentar planos de contingência para mitigá-los.

6. Como você gerenciará as alterações?

Com um plano de gerenciamento robusto, o que pode dar errado?

Muita coisa.

Já ouviu falar da “teoria do cisne preto”? É um evento inesperado com um impacto enorme (geralmente negativo). Mesmo com um planejamento perfeito, nem sempre é possível detectar com antecedência cada obstáculo ou desvio.

É por isso que as organizações consideram o controle de alterações como um dos três principais desafios de seus projetos. Se você não solidificar um plano de gestão, sua equipe não saberá o que fazer quando alterações não planejadas ocorrerem.

Um planejamento dinâmico para a gestão de alterações delineia as etapas que devem ser seguidas e as pessoas a quem recorrer quando alterações imprevistas surgirem.

Dessa forma, seu projeto torna-se muito mais ágil – e capaz de “dobrar sem quebrar”.

5 templates para ajudar você a elaborar um plano de projeto

Os templates do monday work management facilitam o início do processo ao estruturar a base, e ajudam a visualizar cada etapa do seu plano com clareza. Explore estes cinco modelos de plano de projeto para iniciar seu planejamento de forma estruturada.

1. Estruture seu projeto

Procurando por um modelo genérico de plano de projeto? Experimente um de nossos templates de plano de projeto.

Ao utilizar estes templates altamente visuais do monday work management, você pode estruturar seus subprojetos por períodos definidos e alocar os profissionais responsáveis por cada fase.

Priorize e adicione um cronograma para indicar quando os resultados são esperados.

2. Planeje seus recursos

A gestão de recursos permite que as equipes executem tarefas, projetos e processos com mais eficiência e alcancem metas em escala.

Com ela, é possível atribuir recursos e definir cronogramas claros, garantindo que cada membro da equipe saiba exatamente pelo que é responsável.

Além disso, a visualização de volume de trabalho facilita o acompanhamento da carga e da capacidade de cada integrante, permitindo um gerenciamento proativo do tempo e uma distribuição mais equilibrada das demandas.

3. Calcule o orçamento

É muito mais fácil planejar um orçamento quando você pode ver todos os seus custos em um só lugar.

É por isso que este template de gestão de orçamento de projeto da monday.com é incrivelmente útil.

Adicione cada subprojeto e planeje os custos previstos, alocando os totais para cada departamento. Você pode usar o documento no quadro para estimar o orçamento necessário e registrar o aprovado para o projeto. Em seguida, use nossos painéis ou relatórios para ver as informações de uma forma diferente e mais atraente.

4. Elabore o cronograma

Planeje a linha do tempo do seu projeto com este template de cronograma.

Embora não seja o mais indicado para projetos no formato Kanban, ele é ideal para quem utiliza as abordagens waterfall ou Scrum.

Para a estrutura waterfall, adicione os marcos do projeto, anexe um cronograma e aloque um número definido de dias úteis para concluir as tarefas de cada marco. Atribua o responsável por cada fase para garantir que os gerentes de projeto tenham clareza sobre as responsabilidades.

Durante a execução do projeto, as equipes podem usar a barra de status para acompanhar o progresso. Elas também podem adicionar atualizações a cada marco clicando em cada elemento, o que incentiva a colaboração.

Para projetos Scrum, você pode organizar o painel por sprints, adicionando as tarefas específicas à medida que forem decididas.

5. Calcule os riscos potenciais

Visualize todo o escopo do projeto e calcule seus riscos com nossos  templates exclusivos.

Use barras de status codificadas por cores para representar o status, a probabilidade e o impacto dos riscos no escopo e no cronograma do projeto.

Você pode até mesmo categorizar os riscos, adicionar os responsáveis por eles e sugerir estratégias de mitigação. Dessa forma, os outros membros da equipe de projetos saberão o que fazer se esses riscos começarem a se transformar em falhas efetivas.

Experimente o monday work management

Por que você precisa de um software de planejamento de projetos eficaz?

Criar um documento detalhado do projeto parece uma atividade que envolve papel e caneta. Mas será muito mais fácil se você digitalizar o processo. Um software robusto de planejamento de projetos facilita:

• A atribuição e priorização de tarefas: aloque tarefas facilmente aos membros relevantes da equipe, adicionando-as diretamente a tarefas ou marcos específicos. Você também pode priorizar tarefas, garantindo que todos saibam quais atividades são urgentes e críticas para entregar um projeto com sucesso.
• O planejamento dos cronogramas: um software de gerenciamento de projeto permite definir cronogramas realistas, dividir projetos em fases gerenciáveis e programar prazos precisos. Funcionalidades automatizadas também podem alertar os membros da equipe sobre prazos futuros, evitando atrasos.
• A compreensão das dependências das tarefas: muitos projetos têm tarefas que dependem da conclusão de outras. O software de planejamento mapeia visualmente essas dependências, destacando quais tarefas podem ser realizadas em paralelo e quais devem esperar, evitando gargalos.
• O monitoramento de recursos: acompanhar os principais recursos do projeto é essencial. Com a ferramenta certa, fica mais fácil alocar, gerenciar e monitorar recursos de forma eficiente, garantindo que o projeto se mantenha dentro do escopo e do orçamento.
• A garantia de uma comunicação consistente: uma comunicação eficaz é essencial para a qualidade do gerenciamento de projeto, garantindo que todos se mantenham informados e alinhados sem a necessidade de alternar entre várias plataformas.
• A geração de relatórios visuais: a geração de relatórios visuais, como gráficos de Gantt, painéis e relatórios de progresso, proporciona uma visão clara do status do projeto. Esses recursos são ideais para compartilhar atualizações regulares com partes interessadas ou especialistas que apresentam informações em reuniões de equipe.

Otimize seu plano de gestão de projetos com o monday work management

Os planos de projeto são fundamentais para o sucesso da sua equipe.

Embora possam ser complexos, criar e gerenciar um plano não precisa ser difícil. Com os templates de planejamento da monday.com, você pode detalhar cada seção conforme avança e acompanhar tudo em tempo real.

Experimente o monday work management e descubra como consolidar todos os detalhes do projeto em um só lugar torna a execução muito mais fluida e eficiente.

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